Che cos'è il proctoring? La guida Talketet agli esami di lingua online con proctoring

Negli ultimi anni gli esami online si sono diffusi rapidamente, soprattutto dopo il periodo del Covid nel 2020. Con i nuovi scenari da remoto è arrivata anche una domanda ricorrente: come si fa a essere sicuri che i candidati non copino? Fino a qualche anno fa non esisteva una risposta convincente. Oggi c'è. Il proctoring da remoto permette di somministrare un esame ovunque si trovi il candidato, senza rinunciare a sicurezza e affidabilità. Questa impostazione porta con sé anche degli svantaggi: i candidati vengono osservati mentre affrontano una prova che è già di per sé stressante. Questa guida serve a chiarire tutti gli aspetti in gioco: che cos'è il proctoring, quali sono i pro e i contro e che cosa dice la normativa in materia.

Che cosa significa proctoring in un esame online?

Proctoring significa sorvegliare i candidati durante un esame e verificare che rispettino determinate regole.

La definizione finisce qui. Le regole cambiano da un esame all'altro, ma di solito coprono gli stessi punti: nessun'altra persona nella stanza, niente telefono, niente appunti, vietato uscire dall'inquadratura, nessun'altra scheda aperta nel browser.

Vale la pena notare che cosa il proctoring lascia fuori. Non dice nulla sul fatto che un candidato abbia copiato oppure no. Il proctoring risponde a una sola domanda: questo esame si è svolto nelle condizioni concordate?

Le valutazioni linguistiche di Talketet impiegano tecnologie di proctoring pensate per i recruiter che desiderano un livello di sicurezza aggiuntivo.

Che cos'è uno strumento di proctoring e che cosa fa davvero?

Uno strumento di proctoring è un software online con un compito molto semplice: verificare che i candidati rispettino le regole e segnalare quando le infrangono.

Tutto il resto è implementazione. Lo strumento tiene sotto controllo alcuni segnali, di norma la webcam, il microfono, la finestra del browser e il dispositivo. Quando qualcosa viola una regola, la registra. Alla fine si ottiene la cronologia di quanto è accaduto durante l'esame.

Chi è il proctor di un esame? Proctoring umano e proctoring automatizzato

Per gran parte della sua storia il proctoring ha richiesto un luogo fisico. I candidati si spostavano fino a un centro d'esame e un commissario in carne e ossa li teneva d'occhio. Questo resta il punto di riferimento, e il proctoring da remoto è semplicemente un'alternativa che si articola in tre varianti:

• Proctoring umano in diretta. Una persona osserva il candidato tramite webcam in tempo reale e può intervenire. Funziona, ed è costoso. Comporta anche che entrambi si colleghino alla stessa ora.
• Registrazione e revisione. L'esame viene registrato e una persona lo visiona in un secondo momento. Costa meno, ma a quel punto si conserva il video della casa o dell'ambiente domestico di qualcuno, un problema su cui torneremo.
• Proctoring automatizzato. Un software osserva la sessione, segnala gli eventi mentre si verificano e alla fine consegna un report a una persona.

Il proctoring automatizzato domina il mondo della selezione e dello screening, dove i volumi sono elevati e i candidati devono poter sostenere la prova secondo i propri tempi. Le certificazioni ad alto impatto sono un mercato diverso: Cambridge, IELTS ed esami analoghi continuano ad appoggiarsi ai centri d'esame e alla vigilanza in presenza, anche se soluzioni più innovative come il Duolingo English Test iniziano a ricorrere al proctoring da remoto pure in questi contesti.

I test linguistici di Talketet si affidano a ProctorSafe, uno strumento di proctoring che tutela la privacy dei candidati perché non registra né conserva le loro immagini e i loro video, e che mantiene la decisione finale nelle mani di una persona.

Che cosa succede durante un esame con proctoring

Gli esami di lingua Talketet con proctoring vengono somministrati tramite ProctorSafe, il nostro partner per la sorveglianza a distanza.

Il candidato apre il link dell'esame, verifica webcam e microfono e inizia. Da quel momento l'esame e il proctoring procedono in parallelo. Da un lato il candidato svolge le prove di produzione orale e scritta. Dall'altro ProctorSafe osserva la sessione e annota che cosa accade.

Alla fine i risultati sono due, non uno: l'esito linguistico e il report sull'integrità dell'esame.

Per saperne di più sul funzionamento di ProctorSafe puoi consultare la loro guida.

Pro e contro: sicurezza dell'esame ed esperienza del candidato

I vantaggi si elencano facilmente. Il candidato sostiene l'esame da dove preferisce, senza raggiungere un centro d'esame e senza prenotare un posto con settimane di anticipo. L'organizzazione mantiene sicura la propria prova e ottiene risultati confrontabili tra candidati che non hanno mai condiviso la stessa aula.

Va detto però con onestà: il proctoring peggiora sempre l'esperienza di chi sostiene l'esame.

Sentirsi osservati mette a disagio. Alcuni candidati si bloccano. Alcuni vivono in un appartamento condiviso e non hanno una stanza tranquilla. Ad altri cade la connessione. Altri ancora sono molto distratti e guardano ovunque. E poi c'è chi sta effettivamente cercando di copiare.

Ecco perché le regole contano per i candidati quanto per chiunque altro. Una stanza rumorosa, o un'altra persona che ci passa in mezzo, produrrà una sessione di proctoring problematica.

Ai recruiter che utilizzano Talketet consigliamo di spiegare in anticipo ai candidati che cosa ci si aspetta esattamente da loro. Qui trovi l'helpdesk Talketet per i candidati, con l'elenco di ciò che conviene fare e non fare prima di un esame. Lo ricordiamo inoltre più volte all'interno della nostra piattaforma e dentro ProctorSafe.

Il proctoring online è illegale nell'Unione Europea?

Il proctoring da remoto è di per sé legale nell'Unione Europea. Esistono però dei limiti, e tre di questi meritano attenzione.

• I dati del candidato. Riprendere una persona dentro casa propria è una delle operazioni più delicate che si possano fare con una telecamera. Il GDPR chiede se la misura sia proporzionata, se si raccolga solo il minimo necessario e su quale base giuridica si fondi. Conservare quelle riprese su un server fuori dall'Unione Europea aggrava una situazione già complessa.
• La decisione. Il proctoring si usa soprattutto nella selezione del personale e nelle ammissioni, quindi alimenta decisioni che cambiano la vita delle persone. L'articolo 22 del GDPR riconosce a ciascuno il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato quando questa produce effetti giuridici o similmente significativi. Vedersi rifiutare un lavoro rientra tra questi effetti. Il riesame che soddisfa questo requisito deve essere sostanziale: serve una persona che disponga dell'autorità e delle informazioni necessarie a ribaltare l'esito.
• L'AI Act. I sistemi impiegati per selezionare, scegliere o ammettere le persone rientrano tra quelli ad alto rischio. Da qui derivano obblighi in materia di bias, trasparenza e sorveglianza umana, previsti dal Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (AI Act).

È per questo che il Talketet English Test si avvale dello strumento di proctoring ProctorSafe. Permette a una persona di ricostruire quanto avvenuto durante la sessione e di stabilire in autonomia se il comportamento del candidato sia accettabile, secondo i propri criteri e il proprio processo di selezione o ammissione.

GDPR e proctoring: quali dati del candidato vengono registrati e conservati

Il modo più semplice per proteggere il video del salotto di un candidato è non produrlo affatto.

È la scelta che abbiamo fatto noi. Gli esami Talketet con proctoring tramite ProctorSafe non conservano alcuna registrazione dei candidati.

Ciò che viene trattato sono invece gli eventi rilevati nel browser e sul dispositivo locale del candidato: la scheda ha perso il focus, è comparso un secondo volto nell'inquadratura, si è ipotizzata la presenza di una seconda voce, il viso è uscito dal campo.

L'analisi avviene sul dispositivo del candidato stesso. Ciò che ne esce è un elenco di eventi con marcatura temporale e livello di gravità, l'unica parte che serve davvero leggere.

La scelta della nostra tecnologia di proctoring è uno dei motivi per cui Talketet risulta compatibile con il GDPR e con l'AI Act.

Come Talketet eroga esami di lingua con proctoring grazie a ProctorSafe

Ogni esame Talketet con proctoring si chiude con due elementi: un risultato linguistico secondo il QCER e un punteggio di affidabilità.

Il punteggio di affidabilità è una misura, non un verdetto di colpevolezza o innocenza. Un software da solo dovrebbe restare lontano da quel tipo di giudizio su una sessione. ProctorSafe restituisce invece diversi livelli di affidabilità, insieme alla cronologia che li giustifica: quali eventi si sono verificati, quante volte e per quanto tempo.

Questo offre a una persona qualcosa su cui esercitare una supervisione. Un candidato che ha distolto lo sguardo quattro volte in venti minuti di esame non è la stessa cosa di un candidato la cui sessione lascia intuire che stesse parlando qualcun altro.

Lascia inoltre la soglia di tolleranza dove deve stare, cioè all'organizzazione che gestisce il processo. Quanta incertezza possa reggere una posizione dipende dal ruolo e dai criteri di selezione o di ammissione adottati.

Insieme a ProctorSafe abbiamo scritto una guida per recruiter su come leggere i risultati Talketet con proctoring e trasformarli in una decisione difendibile. Puoi consultarla qui.